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これからの電子帳簿保存法と新たなスキャナ保存制度

これからの電子帳簿保存法

「電子帳簿保存法」は、企業の経理業務などで、紙の取引証憑として保存しなければならなかった帳簿や、請求書・領収書等の証憑書類を電子保存することを認める法律です。
保存方法は、以下のAとBに分かれます。

A:自社(自己)が最初の記録段階から一貫して電子計算機で作成する「電磁的記録による保存」
B:紙の取引証憑をスキャナやスマートフォンなどで読み取って電子保存する「スキャナ保存」
(マイクロフィルムによる保存方法も定められていますが、一般的ではないので説明を省略します)

この「電磁的記録による保存」と「スキャナ保存」は、【電子保存する対象データの種類】によって、申請方法が異なっています。

A: 自社(自己)が最初の記録段階から一貫して電子計算機で作成する「電磁的記録による保存」の場合は、以下の①または②の申請となります。

① 国税庁:国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請
【電子保存データ】
・総勘定元帳(元帳)、現金出納帳、仕訳帳などの「帳簿データ」
参照:[手続名]国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請

② 国税庁:国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請
【電子保存データ】
・貸借対照表、損益計算書、棚卸表などの「決算関係書類」
・取引先に交付する契約書、請求書(控)、見積書(控) 等の「取引関係書類」(取引証憑)
参照:[手続名]国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請

B:紙の取引証憑をスキャナやスマートフォンで読み取り電子保存する「スキャナ保存」の場合は、以下の③の申請となります。

③ 国税庁:国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請
【電子保存データ(スキャンした画像データ)】
・電子で作成し、取引先に紙で交付する契約書、請求書(控)、領収書等の「取引関係書類」(取引証憑)
・取引先から紙で受領する契約書、請求書、領収書、見積書等の「取引関係書類」(取引証憑)
参照:[手続名]国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

いずれにしても帳簿や請求書・領収書等の電子化は、経理業務のペーパーレス化となり、紙の取引証憑を保管・管理するための人件費や管理コストの削減に寄与していきます。しかしそのようなメリットがあるものの、電子帳簿保存法を適用している企業数*は、まだまだ少ないことも事実です。
*国税庁:税務統計20-8 電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等の承認状況(国税庁長官官房企画課)

電子帳簿保存法の中でも、特にスキャナ保存制度は、法改正が繰り返されてきました。電子署名の付与が不要になり、スマートフォンによるスキャン撮影も認め、タイムスタンプの付与に関する運用も緩和されてきました。しかしそれでも累計の承認件数は5,000社程度です。全国の法人社数がおよそ270万社だとすると、0.2%にも届かないという状況です。
普及が進まない理由は、いくつか考えられますが、
① 事前に所轄税務署長の承認を得ること
② 相互けん制、定期的な検査、再発防止策等の社内規程を整備・記載した適正事務処理要件を作成すること
という2つの適用要件のハードルが特に高いように思えます。

令和3年度の電子帳簿保存法の改正では、上記①②の要件が無くなります。つまり、これから電子帳簿保存法のスキャナ保存を適用する会社は、事前の所轄税務署長の承認は不要なうえに、定期検査などを定めた適正事務処理要件を作成しなくても、電子帳簿保存法によるスキャナ保存を進めていくことが可能となります。

この改正は令和4年(2022年)1月1日以降に保存する国税関係書類から施行されます。では、これからスキャナ保存を行う企業は、何に注意しながら電子帳簿保存法のスキャナ保存を進めていけば良いのでしょうか。先ずは電子帳簿保存法・スキャナ保存の改正事項から確認していきましょう。

新たなスキャナ保存制度

令和3年度の電子帳簿保存法におけるスキャナ保存制度の改正事項は、下記の通りです。

【国税関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し事項(令和3年度:電子帳簿保存法改正)】
承認制度の廃止
②     タイムスタンプ要件について、付与期間(現行:3日以内)を記録事項の入力期間(最長約2月以内)と同様とするとともに、受領者等がスキャナで読み取る際に行う国税関係書類への自署を不要とするほか、電磁的記録について訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができるシステム(訂正又は削除を行うことができないシステムを含む。)において、その電磁的記録の保存を行うことをもって、タイムスタンプの付与に代えることができることとする。
適正事務処理要件(相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等をいう。)を廃止する。
④     検索要件について、検索項目を取引等の年月日、取引金額及び取引先に限定するとともに、保存義務者が国税庁等の当該職員の質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることとする場合にあっては、範囲指定及び項目を組み合わせて設定できる機能の確保を不要とする。

出典:令和3年度税制改正大綱

① 承認制度の廃止
事前に所轄税務署長の承認を受けないと電子帳簿保存法による電子保存が開始できない、という承認制度が無くなります。現状は3か月前までに承認申請書の提出が必要です。申請にあたっては承認申請書に加えて、添付書類の作成も求められます。電子帳簿保存法の適用を受けるためには、社内規程や事務処理フローなどを記載した書類も必要です。更に経費精算業務などの関連する業務のシステム概要や利用するクラウドサービスの概要、システム説明書、契約書などの添付も求められます。これらの各種必要書類の提出が、承認制度の廃止によって不要となります。

② タイムスタンプ要件の緩和
タイムスタンプを付与する場合、その入力期限は、業務サイクル後速やかに入力する、という内容は残るものの、入力期間は最長2カ月に統一されます。現状は概ね3営業日以内にタイムスタンプを付すことが求められます。

この概ね3営業日という入力期限は、申請者本人が自署した領収書や請求書等を電子データ化する書類の場合です。申請者以外(経理部や申請者の上司等)が紙の取引証憑を預かって、申請者の代わりにスキャンや証憑の確認をする場合は、不正に対するけん制効果が図れている、と考えられます。そのため現状でも業務処理サイクル後速やかに入力する入力期限は、2カ月+7営業日である67日となっていますが、3日なのか67日なのか分かりにくいという意味もあって最長2カ月に統一されるものと考えます。

また現状はスキャナ保存時に紙の領収書や請求書等の取引証憑を確認するのが受領者のみの場合には、自署が必要ですが、この自署も不要になります。

更には、下記の2形態のいずれかのシステムであれば、タイムスタンプを付与しなくても良いことが示されました。
a. 訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができるシステム
b. 訂正又は削除を行うことができないシステム
上記a.またはb.のシステムで電磁的記録の保存を行う場合は、タイムスタンプも不要となります。

③ 適正事務処理要件の廃止
現状の適正事務処理要件に求められていることは、下記の3点です。

a. 相互けん制
二人以上による入力内容の確認体制
b. 定期検査
第三者による定期的な検査(サンプルによる抽出検査でも可)による適正入力を確認する体制
(定期検査後に紙の領収書、請求書等の取引証憑の廃棄が可能となります)
c. 再発防止
不正や不備が発覚した場合の報告、原因究明、再発防止策を実行する体制

こうした適正事務処理要件の作成と、所轄の税務署による申請時のチェックが無くなります。

④ 検索要件項目の緩和
検索要件は「取引年月日」「取引金額」「取引先名称」の3項目に限定されます。

現状は、以下の検索要件が求められています。

a.取引年月日、その他の日付、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定できること
b.日付または金額に関わる記録項目については、その範囲を指定して条件を設定できること
c.二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること

またダウンロードにより検索可能な場合は、範囲指定や項目を組み合わせて設定できる機能は不要になります。

以上見てきたように令和3年度のスキャナ保存制度は、不正や不備を抑止するための重要事項が一気に緩和(廃止)された、と理解して良いと思います。但し改正事項は上記の範囲なので、その他は既存の電子帳簿保存法の規定が適用されます。

そのため例えば重要書類におけるスキャナ保存の入力要件である「解像度200dpi以上、赤色、緑色及び青色の階調が256階調以上 (24ビットカラー)」や、出力要件である「カラーディスプレイ、カラープリンタ、操作説明書を備え付け、4ポイントの文字を認識でき、速やかに出力できる」などの要件は変更ありません。

改正電子帳簿保存法との向き合い方

このように令和3年度の電子帳簿保存法の改正内容を見ると、現状の電子帳簿保存法を適用している企業は、何か損をしたかのように感じるかもしれません。確かに承認制度や適正事務処理要件が廃止されるので、今までのように申請のために要してきた申請上の事務コストは、削減されます。

しかし帳簿や取引関係の重要書類の電子化に取り組むということは、電子化への承認審査をはじめとする各種社内規程を策定せずに実施できるものではありません。特にバックオフィス部門における経費精算業務などは、社内規程に基づいた実施体制や適応するシステムがあってこそ機能するものです。

実はこうした実務上の必要性もあって「電子帳簿保存法の承認申請という機会」は、所轄の税務署(国税庁)への申請を通じて「税務署の担当者との面会機会を持ち」つつ、「自社のコンプライアンスを見直す機会」にもなっていました。

換言すれば、改正電子帳簿保存法は、税務署との顔繋ぎの機会を失うことに加え、適正事務処理要件を自社だけで策定することが求められるようになった、とも言えます。電子帳簿保存法のスキャナ保存要件が改正されても、適正な社内規程の整備は、現状と同様、必須であることには変わりありません。ここを取り違えて、安易な業務ルールによる経理業務の効率化や、安価なシステム導入コストに目を奪われると、結局は、重要文書の不正や不備を許すなど社会的にも手痛いダメージを受けることに繋がってしまいます。

スキャナ保存制度等の電磁的記録の適正保存を担保するための措置

スキャナ保存について、適正と考えられる業務プロセスを自社で策定しても重要書類の不正が起きないとは限りません。仮に業務プロセスの間隙をついて、スキャナデータの画像を改ざんするなどの不正を起こし、複数の社員が隠蔽をしていた、という場合は下表①の10%加算された重加算税が課せられる可能性が高いと思います。

国税関係書類に係るスキャナ保存制度並びに申告所得税、法人税及び消費税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度について、電磁的記録の適正な保存を担保するための措置
【2021年度:電子帳簿保存法改正】
スキャナ保存が行われた国税関係書類の保存義務者又は申告所得税、法人税及び消費税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務者のその電磁的記録に記録された事項に関し、隠蔽し、又は仮装された事実に基づき期限後申告若しくは修正申告又は更正若しくは決定等があった場合には、その記録された事項に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税の額については、通常課される重加算税の額に当該申告漏れ等に係る本税の10%に相当する金額を加算した金額とする。
②     スキャナ保存が行われた国税関係書類の電磁的記録並びに申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、次のとおりとする。
スキャナ保存が行われた国税関係書類の保存義務者は、上記(2)②から④までの見直し後の要件を含めた保存要件を満たさない電磁的記録についても、保存しなければならないこととする。
申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務者が行う当該電磁的記録の出力書面等の保存をもって当該電磁的記録に代えることができる措置は、廃止する。
上記(2)②から④まで又は上記(3)①及び②の見直し後の要件を含めた保存要件を満たさない電磁的記録については、国税関係書類等と扱わないこととするとともに、災害その他やむを得ない事情により、当該保存要件に従って当該電磁的記録の保存をすることができなかったことを証明した場合には、その事情が生じた日以後については、当該保存要件を不要とする。

事案にも因りますが、例えば5年以内に同じ税目に対して「重加算税を課された(実際に徴収された)ことが無い」場合でも、現状の重加算税*は35%なので、今回の令和3年度の改正後は、更に10%加算されて45%の重加算税となります。
参考:加算税制度(国税通則法)の改正のあらまし

またこの表の②ハには、「見直し後の要件を含めた保存要件を満たさない電磁的記録については、国税関係書類等と扱わない」との記載があります。これは、今後は電子帳簿保存法の保存要件が満たされていない電子データは、税務上の帳簿(元帳等)や税務上の取引関係書類にならない、ことを意味しています。

電子帳簿保存法の保存要件が満たされていない電子データとは、例えば「訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができない」システムに請求書等の電子データが保存されているような状態を示します。そのためこうした電子インボイスデータは「税務上の取引関係書類」とはならず、仕入税額控除も認められないことになります。

Digital(DX) or Dieという言葉がありますが、今回の電子帳簿保存法の改正は、文字通り「電子帳簿保存法に沿って正しく保存するデジタル化を進めなければ、社会的な制裁を伴った死を迎える」ことになり兼ねません。

更にもう1つ重要な視点があります。
電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の適用は、今後は少なくなってくるだろうという見方をする人がいます。果たしてそうでしょうか。確かにインボイス制度が2023年(令和5年)10月から始まり、紙の証憑から電子インボイスへとその適用が始まってくるかもしれません。しかしあと2年で一気に紙のレシート、領収書、請求書などの取引証憑の紙が無くなることはありません。

むしろ軽減税率が採用されインボイス制度を2年後に控えた現在は、電子帳簿保存法のスキャナ保存や電子取引の利用シーンが更に増えそうだ、という見方を基に与党や経済界は電子帳簿保存法の規制緩和を進めた、と考える方が自然です。
実際、インボイス制度が開始されるタイミングで、3万円未満の課税仕入れも領収書等の取引証憑の保存が必要になります。3万円未満の紙の領収書というのは、3万円以上の領収書よりも圧倒的に数量が多いのではないでしょうか。

つまり、スキャナ保存制度は、今から緩和しておかないと、膨大な3万円未満の紙の領収書をはじめとする取引証憑を「正確にデジタル化し保存する」取り組みが間に合わない、という背景があります。そのため「デジタル化への間口を広げ、不正に対しては厳罰化する」という「これからの電子帳簿保存法」が必要になった、と考えます。

これからは適正事務処理要件で要請された相互けん制機能さえも「デシタルの眼で補完する時代」となりました。今から最先端のペーパーレス経理の取り組みを始めてみませんか。